El empleador tiene la obligación de identificar y evaluar los factores de riesgo psicosocial con el fin de establecer las acciones tendientes para su intervención. Así lo estipula el artículo 2.2.4.6.8 del decreto 1072 de 2015 que refiere a las obligaciones del empleador
“Definir recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.”
Por consiguiente, se debe realizar el seguimiento a los casos de salud mental y sus posibles efectos con el objeto de determinar si se están cumpliendo los objetivos programados o hay que realizar acciones de mejora.
“El resultado del seguimiento a la intervención psicosocial y la investigación de los accidentes y las enfermedades relacionadas con los factores de riesgo psicosocial, deben generar las acciones de mejora pertinentes, en el marco de la gestión de los factores de riesgo psicosocial, conforme lo señala el Decreto 2072 de 2015 (ARTICULOS 2.2.4.6.33. A 2.2.4.6.34)” (Guía Técnica General Para La Promoción, Prevención e Intervención de Los Factores Psicosociales y Sus Efectos En Población Trabajadora, 2015).
En Colombia el riesgo psicosocial debe ser intervenido en las en las organizaciones, por lo tanto y así como se indica en la Resolución 2646 de 2008 los empleadores deben evaluar, prevenir y monitorear la exposición a los factores de riesgo psicosocial que puedan afectar la salud de los trabajadores.
Así mismo, el artículo 6 de la citada Resolución, establece en el literal a) como aspecto importante, la Gestión organizacional refiriéndose por ejemplo a los servicios de bienestar social que brinde la organización, por consiguiente, no obstante, la circular 0064 de 2020 en el numeral 5.9, también establece que las empresas deben brindar asistencia psicológica remota para intervenir el estrés y los problemas que se hayan generado con ocasión de la pandemia por COVID- 19.
Ahora bien, toda la información sobre riesgo psicosocial, si bien esta dentro del Sistema de Gestión de la Organización no puede ser conocida por cualquier persona, es decir, se debe garantizar que dentro del proceso haya un psicólogo especializado en el área que cuente con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. De no contar con el profesional internamente en la organización, tendrá que manejarlo un tercero externo que también cuente con licencia vigente y sea psicólogo.
Lo anterior, está regulado en al artículo 11 de la Resolución 2646 de 2008:
“ARTÍCULO 11. RESERVA DE LA INFORMACIÓN Y DE LA EVALUACIÓN. La información utilizada para la evaluación de factores psicosociales está sometida a reserva, conforme lo establece la Ley 1090 de 2006, en consecuencia, los expertos evaluadores deben garantizar por escrito el compromiso de usar la información obtenida, única y exclusivamente para los fines inherentes a la salud ocupacional.”
Al no tener estipulación normativa sobre la información que puede registrar, es importante remitirnos a lo estipulado en la Resolución 2646 de 2008 sobre la información mínima que debe tener el empleador y que sirve como base para establecer los parámetros de los datos que se pueden solicitar durante la comunicación, al respecto es importante tener en cuenta los artículos 7 y 8 de la mencionada Resolución.
“ARTÍCULO 7o. FACTORES PSICOSOCIALES EXTRALABORALES QUE DEBEN EVALUAR LOS EMPLEADORES. Los empleadores deben contar como mínimo con la siguiente información sobre los factores extralaborales de sus trabajadores:
a) Utilización del tiempo libre: Hace referencia a las actividades realizadas por los trabajadores fuera del trabajo, en particular, oficios domésticos, recreación, deporte, educación y otros trabajos.
b) Tiempo de desplazamiento y medio de transporte utilizado para ir de la casa al trabajo y viceversa.
c) Pertenencia a redes de apoyo social: familia, grupos sociales, comunitarios o de salud.
d) Características de la vivienda: estrato, propia o alquilada, acceso a vías y servicios públicos.
e) Acceso a servicios de salud.
PARÁGRAFO. Esta información puede ser recopilada a través de una encuesta y utilizada para el diseño de planes de intervención en aspectos psicosociales y de bienestar del trabajador.
ARTÍCULO 8o. FACTORES PSICOSOCIALES INDIVIDUALES QUE DEBEN SER IDENTIFICADOS Y EVALUADOS POR EL EMPLEADOR. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores:
a) Información sociodemográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo.
b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.
c) Condiciones de salud evaluadas con los exámenes médicos ocupacionales del programa de salud ocupacional.
PARÁGRAFO. Con base en la información de que trata el presente artículo, se debe realizar un análisis epidemiológico que permita determinar los perfiles de riesgo-protección por área de la empresa.
La anterior información puede ser conocida entonces por el personal de Recursos Humanos o aquella que, dentro de la organización, la necesite para accionar las actividades de promoción y prevención en riesgo psicosocial. Ahora bien, la información estrictamente relacionada con la atención psicosocial y que se suministre durante la llamada frente al caso concreto, debe ser únicamente conocida por el profesional, es decir por el psicólogo.
Al respecto se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 2404 de 2019 que estableció en el artículo 5 lo siguiente:
Artículo 5°. Custodia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial. Para la custodia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial se aplicarán las siguientes reglas para cada uno de los casos:
1. Cuando la aplicación la realice el prestador de servicios de salud ocupacional (IPS) contratado por el empleador o contratante de personal, la custodia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial estará a cargo de dicho prestador, y se integrarán a la historia clínica ocupacional del trabajador, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes para la historia clínica.
2. Cuando la aplicación la realicen los psicólogos especializados que formen parte de los servicios médicos del empleador o contratante, serán dichos psicólogos quienes tendrán la guarda y custodia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial en la historia clínica ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece el artículo 16 de la Resolución 2346 de 2007 expedida por el entonces Ministerio de la Protección Social y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Cuando sean aplicados por psicólogos especializados contratados externamente, podrán tener la custodia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1090 de 2006 que reglamenta la
profesión de psicología, asimismo, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes para la historia clínica.
Parágrafo. En ningún caso, los empleadores o contratantes podrán tener, conservar o anexar copia de los instrumentos de evaluación de factores de riesgo psicosocial y de la historia clínica ocupacional en la hoja de vida del trabajador.
Los informes individuales de evaluación de factores de riesgo psicosocial forman parte de las evaluaciones periódicas ocupacionales y por lo tanto deben reposar en la historia clínica ocupacional de cada trabajador, por lo cual son aplicables a estos documentos las disposiciones legales establecidas para el manejo, archivo y reserva de las historias clínicas ocupacionales.
Los informes consolidados con la información general por grupos de trabajadores deben reposar en los archivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de los empleadores o contratantes y utilizarse únicamente para fines de intervención de los factores de riesgo psicosocial.
El perfil idóneo sería el psicólogo especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, aunque el área encargada en SST también puede hacer seguimiento a las recomendaciones médico-laborales, pero es importante precisar lo indicado por el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
(...)
“El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo”.
Por: Dra. Ana Milena Rodríguez.
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