Actualmente los procesos de inclusión digital de la información se han convertido en una herramienta útil no solo para su conservación sino por la facilidad y agilidad que representa en desarrollo de las actividades cotidianas, frente a los cuales las relaciones laborales y en materia de seguridad y salud en el trabajo no han sido ajenas.
La firma electrónica y la firma digital son mecanismos de identificación personal que se usan para verificar la identidad, la integridad y el consentimiento de un mensaje de datos. La firma electrónica es el concepto general que se refiere a cualquier forma de asociar un firmante con un mensaje de datos, mientras que la firma digital es un tipo específico de firma electrónica. Ambas tienen validez jurídica siempre que cumplan con los requisitos que establece la Ley, es decir, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje de datos y que sean confiables y adecuadas para los fines que se emplean, teniendo en cuenta las circunstancias del caso y los acuerdos pertinentes.
Para que las firmas electrónicas sean validas, deben cumplirlas condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999, en el Decreto 1074 de 2015 y en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan.
La firma electrónica, obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso así como cualquier acuerdo pertinente, de acuerdo con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
El artículo 2.2.2.47.1., citado establece que: “(…) Definiciones. Para los fines del presente capítulo se entenderá por:
1. Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuáles se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.
2. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.
3. Firma electrónica. Métodos tales cómo, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
4. Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa. (Decreto 2364 de 2012, art. 1)”.
La firma electrónica tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3. del Decreto 1074 de 2015, esto es que, cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable cómo apropiada para los fines con los cuáles se generó o comunicó ese mensaje.
La firma digital, es una especie de firma electrónica, que tiene un atributo que la hace menos repudiable que una firma electrónica normal, ya que debe contar con la certificación de organismo certificador de firmas electrónicas o digitales adscrito a la Superintendencia de Notariado y Registro, el cual “da fe” de la identidad de quien ha emitido a firma digital, a través de diferentes mecanismos que dispone para ello.
La firma digital, entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999, en donde, de forma general se indica que:
“ARTÍCULO 7º. Firma. Reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma”.
La firma digital tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella incorpora los atributos descritos en el parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999, es decir que:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
Por: Dra. Paula Andrea Ospina
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