Es importante tener en cuenta que como parte de las funciones asignadas al Ministerio de Trabajo en Colombia, se encuentra en especial, la de realizar visitas de verificación al cumplimiento de los requisitos legales en cada empresa del territorio nacional.
Ahora bien, es menester poner de presente, que existen muchos requisitos legales con los cuales las empresas deben cumplir en materia laboral, así mismo, deben cumplir con los requisitos obligatorios según su objeto social o rama en la cual desempeña su actividad principal, sin embargo existen ciertos requisitos referentes a la documentación que debe guardar la empresa, que revisan los inspectores de trabajo enviados por el Ministerio ante una eventual visita de verificación.
Es por ello que a continuación le presentamos un listado pormenorizado de los documentos que se espera tenga a la mano, en una eventual visita del Ministerio:
1. Certificado de existencia y representación reciente.
2. Comprobante del pago de la nómina de los últimos 3 meses de todos los trabajadores.
3. Comprobante de entrega de dotación del último año.
4. Comprobante de entrega de elementos de protección personal, de conformidad con el cargo, la actividad desempeñada y el nivel de exposición al riesgo de cada trabajador.
5. Copia del pago de los aportes a la Seguridad Social de los últimos 3 meses de todos los trabajadores.
6. Comprobante de consignación en términos, de las cesantías de todos los trabajadores del último año.
7. Comprobante de consignación en términos, de las dos últimas primas de servicios de todos los trabajadores del último año.
8. Comprobante del pago o disfrute de las vacaciones de los trabajadores.
9. Listado de identificaciones de los trabajadores sindicalizados.
10. Actas de conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral.
11. Actas de conformación y funcionamiento del Copaast.
12. Certificado de cumplimiento del SG SST emitido por la ARL.
13. Registro de reporte de accidentes de trabajo e investigaciones de los accidentes del último año.
Lo anterior constituye como ya lo hemos mencionado una lista muy pormenorizada de documentación que debe guardar y tener a la mano la empresa ante una eventual visita del Ministerio de trabajo.
